Privacybeleid

RitGenie is een zelflerende rittenregistratie-app. Om ritten automatisch te registreren, in te delen en fiscaal sluitend te rapporteren, verwerken we een beperkt aantal persoonsgegevens. We verwerken nooit méér dan nodig is voor die doelen.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor RitGenie is:

• ProBytes
• Vestigingsplaats: Hoogeveen
• KvK-nummer: 97744425
• Contact: contactformulier

Gebruik je RitGenie via je werkgever of wagenparkbeheerder? Dan is die organisatie in veel gevallen (mede) verwerkingsverantwoordelijke voor de rittenadministratie. ProBytes treedt dan op als verwerker namens die organisatie. Voor vragen over die administratie kun je bij je werkgever terecht.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van hoe je RitGenie gebruikt, verwerken we de volgende categorieën gegevens:

Locatie- en ritgegevens

• Rit- en locatiegegevens (GPS/positie) van het voertuig, afkomstig uit het volgsysteem van je voertuigunit;
• Vertrek- en aankomstadres met postcode, kilometerstanden, rittijden en afstand;
• De classificatie van een rit (zakelijk, privé of woon-werk) en eventuele omrij­kilometers met reden.

Identiteits- en accountgegevens

• Je e-mailadres, dat we versleuteld (onleesbaar) opslaan en alleen gebruiken om je account te herkennen, zodat je je gegevens terugkrijgt na een herinstallatie of op een ander toestel;
• Een kenmerk waarmee we het toestel herkennen waarop de app draait;
• Je naam en eventuele rol/rechten binnen een administratie;
• Bij subgebruikers: de uitnodigingscode waarmee je bent gekoppeld.

Aanwezigheids- en bestuurdersgegevens

• Nabijheidswaarnemingen via de slimme app die aangeven dat jouw toestel zich bij een voertuigunit bevond (voor bestuurder- en bijrijderherkenning), met in- en uitstaptijden;
• Wie er reed en wie meereed per rit.

Technische en meldingsgegevens

• Een technische code waarmee we meldingen naar je telefoon kunnen sturen (de bezorging loopt via Firebase, de meldingendienst van Google);
• App-, crash- en diagnosegegevens (buildnummer, verbindingsstatus, foutmeldingen) voor het oplossen van storingen.

3. Doeleinden en wettelijke grondslag

We verwerken je gegevens voor de volgende doeleinden, telkens op basis van een grondslag uit de AVG (art. 6):

Doel	Gegevens	Grondslag
Ritten automatisch registreren en indelen	Locatie-/ritgegevens, classificatie	Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Fiscaal sluitende rapportages maken en mailen	Rit-, voertuig- en bestuurdersgegevens	Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) / overeenkomst
Bestuurder en bijrijder herkennen	Nabijheid via de slimme app, identiteit	Uitvoering overeenkomst / gerechtvaardigd belang
Meldingen sturen (vragen, rapport verzonden)	Meldingscode, toestelkenmerk	Uitvoering overeenkomst
Account beheren en identiteit vaststellen	E-mailadres (versleuteld opgeslagen), naam, rol	Uitvoering overeenkomst
Storingen oplossen en de app verbeteren	Diagnose-/technische gegevens	Gerechtvaardigd belang

Waar we ons op gerechtvaardigd belang baseren, hebben we jouw belangen afgewogen en de verwerking tot het noodzakelijke beperkt.

4. Privacy by design: onze keuzes

Privacy is bij RitGenie een ontwerpprincipe, geen bijzaak. Concreet betekent dat:

• Privé blijft privé. Privéritten en bijrijders worden verborgen waar dat hoort, ook voor de hoofdgebruiker. Alleen bij zakelijke en woon-werkritten worden bijrijders getoond.
• Verbergen, niet wissen. Privégegevens worden verborgen, niet weggegooid. Zet je een rit terug op zakelijk, dan komen adressen, route en bijrijders weer tevoorschijn. Dat is een bewuste keuze: verbergen is omkeerbaar, wissen niet.
• Het dashboard toont standaard niets. Je kiest zelf actief wat er op je dashboard verschijnt, zodat gevoelige gegevens niet ongevraagd in beeld staan.
• Minimaal delen. De accountant-variant van een rapportage bevat alleen zakelijke en woon-werkritten. Geanonimiseerd delen kan per ontvanger worden ingesteld; van andermans privérit zie je nooit meer dan de kilometers.
• Scheiding per administratie. Werk je voor meerdere organisaties, dan is elke administratie fysiek gescheiden, zodat ritten van de ene organisatie nooit bij de andere kunnen belanden.
• Alleen ophalen wat nodig is. Externe gegevens (zoals postcodes of verkeersinformatie) worden alleen opgehaald op het moment dat een rit ze nodig heeft.

5. Verwerkers en derde partijen

Om RitGenie te laten werken schakelen we een aantal dienstverleners in. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht en onder een verwerkersovereenkomst. De volgende partijen kunnen daarbij betrokken zijn:

Partij	Rol	Gegevens
Firebase / Google	Meldingen bezorgen op je toestel	Meldingscode, toestelkenmerk
Volgsysteem van het voertuig (ProGeo Central)	Bron van rit- en positiegegevens van het voertuig	Locatie-/ritgegevens
OSRM	Routes berekenen en ritten op de kaart passen om omrijkilometers te herkennen	Rit-coördinaten (geen identiteit)
PDOK	Postcodes en adressen bij coördinaten opzoeken	Coördinaten (geen identiteit)
NDW / Rijkswaterstaat	Verkeersinformatie (werkzaamheden, afsluitingen, incidenten) voor omrij-redenen	Geen persoonsgegevens
E-maildienst (Microsoft)	Versturen van e-mail met rapportages en uitnodigingen	E-mailadres, rapportbijlage

Sommige van deze partijen (zoals Google/Firebase) kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de EU-modelcontractbepalingen (standaardafspraken die de Europese Unie hiervoor voorschrijft).

6. Bewaartermijnen

• Ritten- en rapportagegegevens: voor een fiscaal sluitende administratie geldt in Nederland een wettelijke bewaarplicht van 7 jaar. Die termijn rekent vanaf 1 januari van het jaar ná het jaar waarop de gegevens betrekking hebben. Een rittenregistratie uit 2023 bewaren we dus tot en met 31 december 2030. Rittengegevens die tot die administratie behoren, bewaren we zolang dat wettelijk vereist is en verwijderen we daarna.
• Account- en identiteitsgegevens: zolang je een actief account hebt. Verwijder je je account, dan verwijderen we deze gegevens (zie §9), behoudens gegevens die onder de wettelijke bewaarplicht vallen.
• Aanwezigheids-/nabijheidsgegevens: zolang ze nodig zijn voor de bijbehorende rit en administratie.
• Meldingscodes: zolang het toestel gekoppeld is; verlopen codes worden opgeruimd.
• Diagnosegegevens: kortstondig, uitsluitend voor het oplossen van storingen.

7. Cookies en tracking

Concreet:

• Geen cookies bij normaal bezoek. De website plaatst uit zichzelf geen cookies. Alleen strikt noodzakelijke, functionele opslag kan voorkomen (bijvoorbeeld een keuze die je zelf in de browser maakt); daarvoor is op grond van de cookiewetgeving geen toestemming vereist.
• Geen externe verzoeken. Lettertypen (Poppins) worden lokaal vanaf onze eigen server geladen, niet vanaf Google Fonts. Er gaan bij het laden van de site dus geen gegevens (zoals je IP-adres) naar externe partijen.
• Bezoekersstatistieken: we houden op onze eigen server anonieme, cookieloze statistieken bij (zoals bezochte pagina's, herkomst, land en apparaattype). We bewaren geen volledige IP-adressen, plaatsen geen cookies en delen niets met derden. De gegevens zijn niet tot een persoon herleidbaar; daarom is er geen cookiemelding nodig.
• App vs. website. Dit hoofdstuk gaat over de website ritgenie.nl. De gegevensverwerking in de RitGenie-app zelf staat beschreven in de rest van dit privacybeleid.

Kiezen we in de toekomst toch voor cookies of statistieken die dat vereisen, dan vragen we vooraf je toestemming via een cookiemelding en passen we dit beleid aan.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde (onleesbare) opslag van je e-mailadres, toegangsrechten die wij op onze servers afdwingen (een aangepaste app kan die niet omzeilen) en een fysieke scheiding van gegevens per administratie. Toegang tot rapportages, instellingen en downloads kun je in de app extra beveiligen met een app-slot (vingerafdruk, gezicht of pincode van je toestel).

9. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Inzage: een overzicht van welke gegevens we van je verwerken;
• Rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren;
• Verwijdering: je gegevens laten wissen ("recht op vergetelheid"), voor zover geen wettelijke bewaarplicht geldt;
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten;
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
• Dataportabiliteit: je gegevens in een gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen;
• Intrekken toestemming: waar we ons op toestemming baseren, kun je die op elk moment intrekken.

Een verzoek indienen kan via het contactformulier. We reageren binnen de wettelijke termijn van uiterlijk één maand. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Je account en gegevens verwijderen

11. Kinderen onder de 16

RitGenie is bedoeld voor zakelijk gebruik en is niet gericht op kinderen onder de 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van minderjarigen zonder toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Denk je dat we toch gegevens van een kind onder de 16 hebben verwerkt, neem dan contact met ons op via het contactformulier, dan verwijderen we die gegevens waar dat passend is.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of gewijzigde wetgeving. De meest actuele versie staat altijd op ritgenie.nl/privacy, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij ingrijpende wijzigingen informeren we je via de app of per e-mail.

13. Contact

Vragen over dit privacybeleid of over je gegevens? Neem contact met ons op:

• Contact: contactformulier
• ProBytes, KvK 97744425, Hoogeveen